作为外贸从业者，我们每天有大量的时间都在通过邮件跟客户沟通。

在遇到潜在客户的时候，我们的第一封邮件是抓住客户注意力的关键。

所以，如何写好外贸邮件如何跟进潜在客户，对外贸从业者来说，绝对是至关重要的！！！

那么，我们怎么才能判断你的客户是不是潜在客户呢？一起来看看吧！

1.如何判断客户询盘的有效性

在这里，我们提到的“效”侧重于询盘的“高效性”，即有没有机会去抓住询盘客户，那么，这就需要我们能够判断出客户询盘意图的真假。

一般来说，虚假的询盘中不会指出对产品的具体需求，比如产品质量、数量、参数或相关产品附件等，而且常常一开始就问产品的起订量、最优价格以及样品，甚至他们的邮件都没有具体的称呼，邮箱也多以Gmail和Hotmail为主。

举个例子🌰，👆上面的就是一封非常典型的虚假询盘邮件。

第一眼看过去，确实对方询盘的产品与我们的产品相对应；

但换一个角度分析，对方一个接着一个的密集提问，不禁会让我们怀疑，他是否在海量搜集类似的产品，同时，也正是这种连环问，暴露了对方的专业性不够。

可以看出，一般发送这种邮件的客户并没有强烈的产品需求点，有可能只是想简单了解下产品，他们很难产生真正的购买意向，因此，成单概率会非常低，就算成单了也有很有可能只是小批量的订单。在这种询盘上浪费时间，大可不必。

面对这种询盘，我们只需要做一些礼貌性的回复，简单介绍公司的产品种类，如果对方没有回复也无需过于担心。我们需要把更多的精力放在更“有效”的询盘上。

相比之下，👆上面这封邮件的询盘内容就会显得十分具体、专业，如果我们能认真、用心的对待和封询盘，成单的概率一定非常高！

那么，我们该怎么面对这样的客户呢？其实很简单👇

分析邮件中的关键字眼，也就是客户在询盘中真正关心的信息。

比如：100 PC of your product、Pull handles with lock、 technical details of the various items available、minimum prices for 10 PC、50 pc or 100 PC等等。

这些内容都是客户想要从我们这里获取的内容，我们在回复邮件时也一定一定要把这些关键信息交代清楚。

知己知彼，百战不殆。当发现这样的客户时，我们需要去深入地了解客户的具体信息，比如去客户的Facebook或LinkedIn中查找他现有的产品目录，了解他对产品的偏爱度，而这些分析也恰恰能够体现一位外贸人的专业水平。

有了这些前期的充分准备，我们的成单率也一定会大大提高！

2.如何有效的跟进客户

通过邮件跟进客户时，我们需要非常注意一些小细节，从邮件标题到邮件格式都要做到最好。只有方方面面都被我们顾及到了，客户才会看到我们的专业度和诚意，才有可能愿意与我们合作。

（一）邮件主题的三种方式

1.采用To…From…结构

To. From..结构的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人。

比如：To JC Penny from Blue Sun Company.

此外，一般客户对自己发的询盘多少都会有点印象，因此，回复时最好不要更改太多标题内容。

2.采用产品报价为标题

用产品报价作为邮件主题会更加直接、清晰。

比如：Preferential quotation for Model 123 at the price of US $8.99 FOB Yantian。

但是，过长的产品型号容易被服务器当作垃圾邮件过滤掉，最好做一点调整。

3.采用客户求购的产品名称为标题

以产品名称为邮件标题，既能够突显买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。

比如：Model 123 digital photo frame in European Market,或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs

（二）邮件的格式

在回复客户询盘时，我们必须要做到心中有数，明白这封邮件的核心是什么，要与客户沟通那几个方面的内容，每个内容的大致篇幅是多少，这些我们都需要了熟于心。

从内容上看，我们一般会首先回复客户的提问，然后再做出相关产品引导。

如果对方没有主动提及了解公司资质的意向，切忌一上来就是对我司长篇大论的介绍，这样只会适得其反，令客户找不到邮件重点。正确的做法是，用三句话介绍清楚公司的业务和优势。

（三）邮件内容应该包含的重要元素

完整的邮件元素会让客户感受到我们的专业度。

通常，一封正式的邮件必须要包含称呼，问候语，正文，结束语，签名这些元素。

比如下面这个例子👇

简单的问候语和结束语➕对产品的简单介绍➕询问客户更多的需求导向

在正文一项中，我们需要特别注意客户询盘时提出问题和需求的内容，这些问题都要一一给出解答，即使有些问题我们不能给出具体答案，也必须在邮件中对客户的疑问给出一定回应，让客户知道我们对他的重视。

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